راهنمای عملی برای کسب و کارها جهت انطباق با قوانین و مقررات پیچیده

مقدمه

با پیشرفت تکنولوژی و جهانی شدن بازارها، قوانین و مقررات کسب و کارها نیز پیچیده‌تر شده‌اند. انطباق با این مقررات برای کسب و کارها چالش‌های متعددی را به همراه دارد. در این مقاله، راهنمای عملی برای کسب و کارها ارائه می‌دهیم تا بتوانند به‌طور مؤثر با قوانین و مقررات پیچیده انطباق پیدا کنند و از عواقب حقوقی و مالی جلوگیری نمایند. با توجه به فضای استارتاپی حاکم در کشور، این مقاله مناسب برای کسب و کارهایی است که دارای ساختار سازمانی توسعه یافته هستند و بالغ شده اند،  همچنین به پایداری و ثبات و حضوری گسترده در بازار رسیده و تعداد کارکنان قابل توجهی دارند.

شناخت و درک قوانین و مقررات

الف) مشاوره حقوقی

استفاده از مشاوران حقوقی متخصص در حوزه فعالیت کسب و کار می‌تواند به شناخت دقیق‌تر قوانین و مقررات کمک کند. این مشاوران می‌توانند با ارائه راهکارهای حقوقی مناسب، از بروز مشکلات احتمالی جلوگیری کنند.

ب) آموزش کارکنان

برگزاری دوره‌های آموزشی برای کارکنان در خصوص قوانین و مقررات جاری، آگاهی آن‌ها را افزایش داده و از وقوع تخلفات جلوگیری می‌کند. همچنین، ارتقاء سطح دانش و آگاهی کارکنان درباره تغییرات جدید در قوانین می‌تواند به بهبود فرآیندهای انطباق کمک کند.

ایجاد و پیاده‌سازی سیستم‌های مدیریت انطباق

الف) تشکیل کمیته انطباق

تشکیل کمیته‌ای از مدیران و کارشناسان متخصص در حوزه‌های مختلف کسب و کار، می‌تواند به نظارت و مدیریت بهتر انطباق با قوانین و مقررات کمک کند. این کمیته باید دارای وظایف مشخص و برنامه‌های دقیق برای نظارت بر رعایت قوانین باشد.

ب) استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت انطباق

نرم‌افزارهای مدیریت انطباق می‌توانند فرآیندهای انطباق را ساده‌تر کرده و امکان نظارت و پیگیری دقیق‌تر را فراهم کنند. این نرم‌افزارها می‌توانند از طریق خودکارسازی فرآیندها، به کسب و کارها کمک کنند تا به‌موقع و با دقت بیشتری با قوانین انطباق پیدا کنند.

چند مثال واقعی از شرکت‌هایی که از نرم‌افزارهای مدیریت انطباق برای بهبود فرآیندهای انطباق خود استفاده کرده‌اند : 

1_ I.Pfizer و MetricStream

مثال: Pfizer یکی از بزرگترین شرکت‌های داروسازی جهان، از MetricStream برای مدیریت ریسک و انطباق خود استفاده می‌کند. MetricStream به Pfizer کمک می‌کند تا فرآیندهای انطباق با قوانین بهداشتی و دارویی را بهبود بخشد و از رعایت استانداردهای FDA و سایر سازمان‌های نظارتی اطمینان حاصل کند. این نرم‌افزار به Pfizer امکان می‌دهد تا ریسک‌های مربوط به تولید و توزیع داروها را شناسایی و مدیریت کند و گزارش‌های جامع و دقیقی از فعالیت‌های انطباق خود تهیه نماید.

2_ II.Royal Bank of Scotland (RBS) و IBM OpenPages

مثال :RBS از IBM OpenPages برای مدیریت ریسک و انطباق خود استفاده می‌کند. این بانک بین‌المللی از IBM OpenPages برای شناسایی و ارزیابی ریسک‌های عملیاتی و اعتباری، مدیریت تغییرات قوانین مالی و بانکی و تهیه گزارش‌های دقیق از فعالیت‌های انطباق خود استفاده می‌کند. این نرم‌افزار به RBS کمک کرده است تا فرآیندهای انطباق خود را بهبود بخشد و هزینه‌های مرتبط با نقض قوانین را کاهش دهد.

3_ III.Coca-Cola و SAP GRC

مثال :Coca-Cola از SAP GRC برای مدیریت انطباق و ریسک‌های خود استفاده می‌کند. این نرم‌افزار به Coca-Cola کمک می‌کند تا فرآیندهای مالی و عملیاتی خود را بررسی و ممیزی کند و از رعایت تمامی قوانین و مقررات اطمینان حاصل کند. SAP GRC به Coca-Cola امکان می‌دهد تا تغییرات در قوانین مالی و محیط زیستی را پیگیری کرده و اقدامات لازم را به موقع انجام دهد.

4_ IV.General Electric (GE) و LogicGate

مثال: GE از LogicGate برای مدیریت انطباق با قوانین حفاظت از داده‌ها و امنیت سایبری استفاده می‌کند. این نرم‌افزار به GE کمک می‌کند تا ریسک‌های مرتبط با جمع‌آوری، ذخیره‌سازی و استفاده از داده‌های شخصی را شناسایی و مدیریت کند و از رعایت تمامی مقررات قانونی مانند GDPR اطمینان حاصل کند. LogicGate به GE امکان می‌دهد تا به‌صورت خودکار فرآیندهای ارزیابی ریسک‌های مرتبط با حفاظت از داده‌ها را اجرا کند و اقدامات پیشگیرانه لازم را اتخاذ نماید.

5_ V.5. Johnson & Johnson و NAVEX Global

مثال :Johnson & Johnson از NAVEX Global برای مدیریت انطباق با قوانین بهداشتی و دارویی استفاده می‌کند. این نرم‌افزار به Johnson & Johnson کمک می‌کند تا فرآیندهای تولید، بسته‌بندی و توزیع داروها را نظارت کرده و از رعایت تمامی استانداردهای قانونی اطمینان حاصل کند NAVEX Global به Johnson & Johnson امکان می‌دهد تا به‌صورت خودکار گزارش‌های ممیزی داخلی را تهیه کند و هرگونه نقض قوانین بهداشتی را شناسایی و گزارش دهد.

ارزیابی و مدیریت ریسک

الف) شناسایی ریسک‌ها

شناسایی ریسک‌های مرتبط با انطباق قوانین و مقررات، اولین گام در مدیریت ریسک است. این کار می‌تواند از طریق تحلیل فرآیندها و شناسایی نقاط ضعف انجام شود. بررسی دقیق مستندات و فرآیندهای کاری می‌تواند به شناسایی ریسک‌های پنهان کمک کند.

ب) توسعه برنامه‌های مدیریت ریسک

برنامه‌های مدیریت ریسک باید شامل راهکارهایی برای کاهش ریسک‌ها و روش‌هایی برای مواجهه با مشکلات احتمالی باشند. این برنامه‌ها باید به‌صورت دوره‌ای بازنگری و به‌روزرسانی شوند. ایجاد سناریوهای مختلف برای مواجهه با ریسک‌ها می‌تواند کارایی برنامه‌های مدیریت ریسک را افزایش دهد.

نظارت و ارزیابی مداوم

الف) انجام ممیزی‌های داخلی

انجام ممیزی‌های داخلی به‌صورت منظم می‌تواند به شناسایی نقاط ضعف و نقایص در فرآیندهای انطباق کمک کند. این ممیزی‌ها باید توسط کارشناسان مستقل و با استفاده از معیارهای استاندارد انجام شوند. استفاده از ابزارهای تحلیل داده‌ها در ممیزی‌ها می‌تواند به شناسایی دقیق‌تر مشکلات کمک کند.

ب) بازنگری و بهبود مستمر

فرآیندهای انطباق باید به‌صورت مستمر مورد بازنگری قرار گرفته و در صورت نیاز بهبود یابند. این کار می‌تواند از طریق استفاده از بازخوردهای داخلی و خارجی انجام شود. تحلیل بازخوردها و اعمال تغییرات لازم بر اساس آن‌ها می‌تواند به بهبود مستمر فرآیندها کمک کند. مثال:  یک شرکت خودروسازی بازخوردهای مشتریان را جمع‌آوری کرده و بر اساس این بازخوردها فرآیندهای تولید و خدمات پس از فروش خود را بهبود می‌بخشد. این شرکت به‌طور منظم فرآیندهای خود را بازنگری کرده و تغییرات لازم را اعمال می‌کند تا کیفیت محصولات و خدمات خود را افزایش دهد.

ارتباط موثر با نهادهای نظارتی

الف) ایجاد روابط حرفه‌ای

ایجاد روابط حرفه‌ای و سازنده با نهادهای نظارتی می‌تواند به کسب و کارها کمک کند تا از تغییرات قوانین و مقررات مطلع شده و به‌موقع به آن‌ها انطباق پیدا کنند. برگزاری جلسات منظم با نهادهای نظارتی می‌تواند به تقویت این روابط کمک کند.

ب) پیگیری قوانین و مقررات جدید

پیگیری و اطلاع از قوانین و مقررات جدید از طریق منابع معتبر و رسمی، به کسب و کارها کمک می‌کند تا همواره با آخرین تغییرات قانونی هماهنگ باشند. استفاده از ابزارهای اطلاع‌رسانی و خبرنامه‌های قانونی می‌تواند به این امر کمک کند.

نتیجه‌گیری

انطباق با قوانین و مقررات پیچیده برای کسب و کارها ضروری و در عین حال چالش‌برانگیز است. با استفاده از راهکارهای ارائه شده در این مقاله، کسب و کارها می‌توانند به‌طور مؤثر و کارآمد با این چالش‌ها مقابله کنند و از عواقب حقوقی و مالی جلوگیری نمایند. ایجاد سیستم‌های مدیریتی موثر، ارزیابی مداوم و ارتباط مستمر با نهادهای نظارتی، از جمله اقدامات کلیدی برای انطباق با قوانین و مقررات پیچیده می‌باشند. این اقدامات نه تنها به بهبود عملکرد کسب و کارها کمک می‌کند، بلکه باعث ایجاد اعتماد بیشتر در میان مشتریان و نهادهای نظارتی نیز خواهد شد.